En las operaciones globales de carga, las cargas por detención y demora se han convertido en un desafío persistente para los exportadores y transportistas, a menudo conduciendo a cargas financieras considerables. Estas tarifas se acumulan cuando los contenedores se retienen más allá del tiempo libre asignado y pueden incrementarse rápidamente, elevando los costos de la cadena de suministro. La dificultad radica en la falta de transparencia en cómo se calculan estas tarifas, junto con la naturaleza impredecible de los retrasos, dejando a las empresas lidiar con tales penalizaciones inesperadas.
Free time
Las empresas de envío habitualmente permiten a los exportadores un número específico de días gratuitos para recoger contenedores llenos desde el terminal portuario. Este periodo, conocido como “tiempo libre” (tiempo gratuito), ya está considerado dentro de los cargos totales de flete. Sin embargo, si el contenedor no es recogido dentro del tiempo asignado, se cobra una tarifa diaria conocida como demora. La demora suele variar de 50 a 250 dólares estadounidenses por contenedor por día, dependiendo del tamaño del contenedor, el terminal portuario, la empresa de envío y el contrato.
Además, se proporciona a los exportadores un número limitado de días gratuitos para recoger contenedores vacíos del depósito del transportista, transportarlos para cargar mercancías y devolver el contenedor lleno al puerto. Si el contenedor no se devuelve dentro del tiempo libre designado, al exportador se le cobran tarifas de detención por cada día que el contenedor permanece en su posesión más allá del plazo permitido. Las tarifas de detención suelen oscilar entre 75 y 100 dólares estadounidenses por día para ambos tamaños de contenedor.
Un factor significativo detrás de la alta incidencia de cargos por detención y demora es la falta de transparencia en el cálculo de estas tarifas, combinada con la ausencia de datos en tiempo real de los envíos necesarios para planificar de forma proactiva cómo evitarlos. A pesar de los avances tecnológicos, muchas empresas aún enfrentan desafíos para obtener una visibilidad completa, particularmente en el seguimiento de los movimientos de carga en tiempo real y en la gestión de los costos relacionados con los retrasos. Las tarifas de detención y demora son un claro ejemplo de cómo las ineficiencias en el manejo de la carga, la documentación poco clara y las actualizaciones tardías pueden llevar a costos innecesarios.
Nuevas regulaciones de la Comisión Federal Marítima
Los desafíos en torno a las tarifas de detención y demora no han pasado desapercibidos. Entidades regulatorias, incluyendo la Comisión Federal Marítima (FMC), están introduciendo nuevas reglas para mitigar estos problemas. En febrero de 2024, la FMC anunció nuevas regulaciones para los requisitos de facturación de demora y detención, la mayoría de las cuales entrarán en vigor a partir del 28 de mayo de 2024. Las reglas clave son las siguientes:
- Elegibilidad para la Facturación: Las facturas de demora y detención solo pueden ser emitidas a la persona que contrata el transporte o almacenamiento de la carga, o al consignatario, pero no a varias partes a la vez.
- Plazo de Facturación: Los transportistas comunes operadores de buques (VOCC) y los operadores de terminales marítimas (MTO) deben emitir facturas dentro de los 30 días, mientras que los transportistas comunes no operadores de buques (NVOCC) deben emitir facturas de demora y detención dentro de los 30 días calendario a partir de la fecha en que recibieron la factura original.
- Proceso de Disputa: Las partes facturadas tienen un mínimo de 30 días desde que reciben la factura para solicitar la mitigación de tarifas, reembolsos o exenciones, y la parte facturadora debe intentar resolver las disputas dentro de los 30 días, a menos que ambas partes acuerden extender el plazo.
- Claridad de la Factura: Las facturas deben incluir información específica identificable, y la falta de hacerlo anula la obligación de pagar. Si todos los detalles requeridos están incluidos y son correctos, las partes facturadas deben pagar los cargos.
Estas regulaciones aseguran tiempos de resolución más rápidos y brindan a las empresas más estructura y previsibilidad en la gestión de tarifas. Si bien estas actualizaciones son útiles, subrayan la necesidad de que los equipos de logística tengan acceso instantáneo a datos precisos y confiables para cumplir con estos plazos y manejar eficientemente las disputas.
La tecnología como solución al problema
La visibilidad es un factor clave para eliminar los costos innecesarios de detención y demora (D&D) y mejorar las operaciones de la cadena de suministro. El acceso a datos en tiempo real sobre el movimiento de contenedores a través de un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) completo puede reducir significativamente el riesgo de estas tarifas, ayudando a las empresas a optimizar sus procesos logísticos.
Una de las formas más efectivas de mitigar las tarifas de D&D es a través del seguimiento en tiempo real de los contenedores. El acceso a información precisa y actualizada sobre la ubicación de un contenedor permite a los equipos de logística anticipar retrasos y tomar medidas inmediatas para evitar tarifas costosas. El seguimiento en tiempo real permite a las empresas monitorear hitos críticos, como la llegada del buque, la descarga del contenedor y el despacho de aduanas, ayudándolos a recoger la carga antes de que expire el tiempo libre.
Las soluciones de visibilidad también permiten una mejor planificación al proporcionar información sobre la congestión en los puertos, los retrasos en el transbordo, los eventos relacionados con el clima y otros riesgos potenciales. La planificación proactiva implica entender el tiempo de margen disponible para cada etapa de la cadena de suministro y ajustar los horarios en consecuencia. Por ejemplo, si un exportador sabe que un puerto está experimentando congestión, puede tomar medidas preventivas, como organizar recolecciones más tempranas o reorganizar los envíos. Este enfoque estratégico minimiza el riesgo de demora o detención no planificada.
Con una mejor visibilidad, las empresas pueden analizar las tendencias históricas e identificar patrones recurrentes que conducen a tarifas de D&D. Esta información puede ayudar a optimizar las rutas de envío, seleccionar transportistas más confiables o ajustar contratos para reducir la vulnerabilidad a dichas cargas. Al basarse en datos en lugar de suposiciones, las empresas pueden tomar decisiones más informadas que reduzcan los costos y mejoren la eficiencia.
Con el acceso instantáneo a datos de envío en tiempo real y la reconciliación automática de facturas de flete, las empresas pueden cotejar los movimientos reales de los buques, los días gratuitos y las condiciones del contrato contra la factura del transportista. Esta transparencia permite identificar rápidamente las discrepancias, permitiendo una resolución de disputas oportuna y efectiva para maximizar el ahorro y los márgenes.
El manejo efectivo de las tarifas de Detención y Demora requiere acceso a puntos de datos específicos que permitan a las empresas monitorear, disputar y mitigar efectivamente las tarifas de D&D. Algunos de estos datos están disponibles públicamente, y otros de manera propietaria.
El equipo de operaciones necesita datos detallados sobre los cronogramas de los contenedores, incluyendo cuándo se espera que un contenedor llegue al puerto, cuándo se descarga y cuándo se despeja por aduanas. Estas marcas temporales de eventos en puertos y terminales ayudan a asegurar que la carga se recoja de manera oportuna.
Entender los procesos del puerto es vital, especialmente cuando ocurren retrasos. Esto incluye el conocimiento de los tiempos promedio de espera para el despacho de aduanas, los niveles de congestión en el puerto y los datos históricos sobre la fiabilidad del transportista y las mejores rutas. Estos datos de proceso permiten una mejor planificación de contingencias y ayudan a identificar cuando las tarifas de D&D son el resultado de ineficiencias más allá del control del exportador. Al entender el efecto neto de factores idiosincrásicos como puertos, buques y transportistas específicos, la toma de decisiones se facilita.
Las herramientas de visibilidad permiten la automatización del procesamiento de facturas de flete. Al integrar la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) con datos precisos, se puede acceder instantáneamente a la documentación requerida para disputar cargos de facturas. Estos datos incluyen registros del inicio del tiempo libre, retrasos debido al puerto o aduanas, y pruebas de intentos de recuperación. Con esta información, se establece una sólida base para impugnar tarifas injustas, proporcionando pruebas claras a la parte facturadora o a los organismos reguladores.
A medida que las nuevas regulaciones aportan más estructura al proceso de cobro de tarifas de detención y demora, la necesidad de datos en tiempo real para navegar y aprovechar estos cambios se ha vuelto cada vez más importante. En una era en la que la resiliencia y la eficiencia de costos de la cadena de suministro son esenciales, no gestionar efectivamente las tarifas de D&D puede socavar significativamente la posición competitiva de una empresa. Las empresas con visión de futuro deben abordar este desafío para mantenerse ágiles y receptivas en sus cadenas de suministro.
Invertir en una solución confiable de seguimiento de contenedores en tiempo real permite a las empresas estar un paso por delante de estos desafíos y mantener una ventaja competitiva en el entorno logístico de rápido cambio de hoy.
