Entender cuándo tus paquetes enviados llegan a su destino es un componente clave del proceso logístico. Ese tiempo se conoce como la Hora Estimada de Llegada (ETA del inglés “Estimated Time of Arrival”). Esta fecha probable permite a las empresas organizar sus operaciones y planes logísticos.

Para optimizar tus actividades logísticas, es importante familiarizarse con diferentes eventos logísticos. Todas las empresas de comercio electrónico deben estar al tanto de los indicadores de tiempo, como la ETA en el envío.

La Hora Estimada de Salida (ETD o “Estimated Time of Departure”), la Hora Real de Llegada (ATA de “Actual Time of Arrival”), la Hora Real de Salida (ATD de “Actual Time of Departure”), etc., son algunos de los parámetros de tiempo más importantes en el envío. Las empresas de envío, los agentes de logística y los transitarios utilizan estos términos para organizar y prever el progreso y el cronograma de un envío específico.

Adentrémonos en qué es la ETA en el envío, su importancia en la logística y las soluciones para superar los desafíos que plantea la ETA. La Hora Estimada de Llegada (ETA) es un término específico de tiempo. Se refiere a la hora y fecha estimadas en las que el paquete llegará a su destino final. Este tiempo calculado es crucial para las necesidades de estructuración y organización tanto del comprador como del vendedor. Esta información crítica se proporciona después de una previsión realizada por el transitario o el transportista. Se determina mediante el análisis de diferentes factores como la ubicación actual del buque, la velocidad estimada a la que viajará el transportista, las condiciones climáticas y otras condiciones ambientales, la congestión en el lugar de llegada y la autorización de aduanas y otras autoridades.

Veamos cómo se calcula.

• Determina la Hora Estimada de Salida (ETD). Es cuando el envío sale del almacén, puerto o centro de despacho. Utiliza el seguimiento por GPS o herramientas de mapeo logístico para medir la ruta y calcular la distancia total.
• Cada modo de transporte tiene diferentes velocidades. Encuentra la velocidad media correcta. Aplica la fórmula. ETA = ETD + (Distancia / Velocidad media).
• Ajusta por retrasos debido a factores como el tráfico, el clima, las aduanas y el tiempo de manipulación que afectan la ETA.
• Añade tiempo extra para mayor precisión.

Aquí tienes un ejemplo para entender mejor el cálculo de la ETA en el envío. Por ejemplo, si un camión sale a las 8:00 AM (ETD) y recorre 800 km a una velocidad media de 80 km/h: ETA = 8:00 AM + (800 / 80) = 8:00 AM + 10 horas = 6:00 PM ETA = 6:00 PM

Importancia en la Logística

El marco de tiempo o la hora estimada de llegada (ETA) juegan un papel vital en la planificación de los procedimientos posteriores por parte del remitente y el destinatario. Les permite coordinar los procedimientos a partir de la llegada del paquete con las otras partes que están incluidas en este proceso. La ETA también implica el tiempo requerido por los transitarios, así como las autoridades aduaneras y los intermediarios. Incluso los retrasos más pequeños en la ETA pueden afectar los horarios de entrega, causando complicaciones tanto al remitente como al destinatario.

¿Qué es la recién introducida ETA predictiva?

Las recientes mejoras en la tecnología existente, así como la implementación de nuevas ideas, han creado la ETA predictiva además de la ETA convencional. Utiliza datos en tiempo real combinados con tecnología analítica predictiva para dar una estimación más precisa de la hora de llegada de un envío específico. La ETA predictiva considera más variables y por lo tanto requiere más datos al estimar la hora aproximada de llegada. Incluye factores como la geografía, las condiciones climáticas, la ruta tomada, la congestión de tráfico, la congestión del puerto de llegada, los retrasos en el terminal, etc., para determinar la hora estimada. Consideremos que un buque que se está enviando desde el puerto de Maharashtra el 3 de enero se espera en Punjab para el 18 de enero. Si se ve atrapado en una granizada, la carga llegará a Punjab el 23 de enero. Con esto como base, se actualiza la ETA predictiva y también se modificará la hora esperada de llegada.

La idea detrás de la ETA predictiva es mejorar la precisión en la determinación del tiempo total de envío y la fecha de entrega aproximada a su destino final. La ETA predictiva supone una ventaja tanto para el remitente como para el destinatario. Les permite crear planes más precisos, por lo que no requieren un gran número de enmiendas a sus cronogramas originales. Mientras que la ETA es convencional, la ETA predictiva se basa en datos en tiempo real. Por lo tanto, los retrasos y otros desafíos pueden evitarse fácilmente.

Desafíos planteados por la ETA

Entregar un envío a tiempo es un gran desafío. Está afectado e influenciado por varios factores y la ETA depende de todos ellos. Cualquier cambio en la ETA afecta tanto al remitente como al receptor. Los diferentes desafíos a los que se enfrentan incluyen:

• Congestión de tráfico: La mayoría de las entregas realizadas específicamente por empresas de comercio electrónico están en áreas urbanas. El tráfico en tales áreas es inevitable y estos pueden causar retrasos significativos en la entrega. Esto impacta en la satisfacción del cliente y en el valor de la marca. Falta de claridad en las direcciones de entrega: A menudo, los clientes no proporcionan claridad en las direcciones de entrega, lo que provoca entregas incorrectas y retrasos. La información inexacta dificulta y puede costar más al agente de transporte. Esto afecta los costos operativos y la reputación del socio de entrega.
• Clasificación de paquetes a través de mano de obra manual: Los socios de entrega en la mayoría de los almacenes clasifican los paquetes en función de diferentes criterios. Estos pueden ser el tamaño, la ubicación, el tamaño del vehículo, la ruta, etc. La ETA puede verse afectada si la moral de tu agente de entrega se ve afectada debido al exceso de trabajo en el almacén, lo que lleva a un mayor tiempo empleado en el trabajo.
• Factores ambientales: Las condiciones climáticas determinan la eficiencia de la entrega. Cambios climáticos erráticos como truenos, tormentas, lluvia, nieve, etc., pueden afectar adversamente la ETA. Los aeropuertos, los puertos marítimos, las carreteras, etc., pueden cerrarse causando retrasos en la entrega.
• Complicaciones debido a flotas cautivas, subcontratadas y contratadas: La mayoría de las empresas subcontratan sus procesos de transporte y logística a otras empresas. Cuando se realiza tal externalización, puede ser un desafío para las empresas de comercio electrónico y los minoristas acomodar los pedidos a demanda ya que los sistemas de gestión de flotas no tienen capacidad para la automatización avanzada.

Estrategias para superar los desafíos de la ETA

Los desafíos encontrados con la ETA pueden superarse sustancialmente con las siguientes estrategias:

• Optimización y gestión de rutas: Puedes elegir la ruta óptima para garantizar entregas a tiempo con el uso de varias potentes herramientas de optimización de rutas disponibles hoy en día. Estas soluciones tienen algoritmos incorporados que consideran problemas en tiempo real, incluyendo cierres de carreteras, congestión de tráfico, etc. Por lo tanto, se puede elegir la mejor ruta para entregas más rápidas.
• Automatización de la clasificación de paquetes: Para los transportistas y las agencias 3PL, la ETA es la principal fuente de estrés. Pero si ordenan sus procesos, pueden reducir su tiempo de entrega a más de la mitad. También les ayudará a reducir sus costos de entrega de última milla. Cuando abordan estas tareas utilizando enfoques automatizados, también pueden trabajar con más precisión.
• Sistemas de gestión: Mejorar la comunicación y fomentar la apertura son siempre tareas enormes. Mediante el uso de técnicas de gestión efectivas, puedes superar este obstáculo. Al integrar tu sistema de gestión de despacho con tu sistema de gestión de expectativas automatizado, puedes alertar a los clientes sobre retrasos y otra información más rápidamente. Esto mejora la transparencia y la reputación de tu marca.
• Control de flota: Un buen sistema de gestión de flotas te permite optimizar tu flota cautiva. Esto puede ayudar a enviar tus paquetes a través de una red vasta y complicada. También te permitirá renovar contratos, y obtener actualizaciones en tiempo real, cotizaciones, auditorías, etc.
• Geocodificador de ubicación: Las direcciones de entrega incorrectas pueden ser complicadas y se pueden determinar con mayor precisión con el uso de geocodificadores inteligentes. Estos son capaces de transformar una dirección en sus coordenadas exactas de latitud y longitud, permitiendo así a los agentes de entrega entregar los paquetes a tiempo.

Beneficios de las ETAs precisas en el envío

Aquí te mostramos cómo las ETAs precisas mejoran el proceso de envío:

• Mayor satisfacción del cliente: Las entregas puntuales generan confianza y fiabilidad. Los clientes pueden planificar en consecuencia cuando reciben estimaciones de entrega precisas, reduciendo la frustración y la incertidumbre. Más del 30% de los chats en vivo de comercio electrónico y el 50% de las llamadas de servicio al cliente entrantes pertenecen a consultas ‘¿dónde está mi pedido?’ (WISMO o “Where Is My Order”). Una ETA precisa puede disminuir significativamente estas consultas, mejorar la comunicación entre las empresas y los clientes y aumentar la satisfacción del cliente, lo que lleva a una mejor experiencia en general.
• Mayor eficiencia de la cadena de suministro: Las empresas dependen de las entregas programadas para la gestión de inventario. Las ETAs precisas permiten a los almacenes optimizar los niveles de stock, prevenir el sobrestock o la falta de stock, y mejorar la planificación logística en general. Esto conduce a ahorros de costos y a una mejor utilización de los recursos.
• Reducción de los costos operativos: La incertidumbre en los horarios de envío conduce a un aumento de los costos de almacenamiento, mano de obra y gestión de flotas. Con ETAs precisas, las empresas pueden optimizar las rutas de transporte, reducir el tiempo de inactividad y minimizar los cambios de última hora que aumentan los gastos.
• Optimización de la gestión de flotas y rutas: Las ETAs predecibles permiten a las empresas de logística planificar rutas de entrega eficientes, reduciendo el consumo de combustible y maximizando la utilización de vehículos. El seguimiento en tiempo real y la analítica predictiva refinan aún más la optimización de rutas, evitando retrasos innecesarios. Fortalecimiento de la reputación empresarial Las entregas fiables mejoran el valor de la marca. Las empresas que proporcionan consistentemente ETAs precisas ganan una ventaja competitiva, mejorando la lealtad del cliente y el marketing de boca en boca positivo.
• Mejor coordinación entre los interesados: Las ETAs precisas benefician no sólo a los clientes, sino también a los proveedores, transportistas de carga y minoristas. La programación precisa ayuda a alinear las operaciones del almacén, el despacho de aduanas y las entregas de última milla, asegurando una experiencia de envío sin problemas.
• Menor riesgo de fallos en la entrega: Las ETAs inexactas pueden causar entregas perdidas, costos de reprogramación y frustración del cliente. Las ETAs fiables ayudan a evitar estos problemas, proporcionando una mejor experiencia de envío y ayudando a las empresas a mantener un alto nivel de satisfacción del cliente.