La gestión de diferentes Incoterms y Bills of Lading en un contexto de grupaje de mercancías requiere una planificación detallada, documentación precisa, y una coordinación efectiva entre todas las partes involucradas. Las empresas de grupaje desempeñan un papel crucial al asegurar que las mercancías se manejen conforme a los acuerdos establecidos, garantizando así la eficiencia y seguridad en el comercio internacional.

Consolidación de mercancías según incoterms

Cada cliente que utiliza el servicio de grupaje puede tener diferentes Incoterms acordados con sus respectivos compradores o vendedores. Por lo tanto, la empresa de grupaje debe consolidar las mercancías de manera que cada carga cumpla con los términos acordados. Aquí se presenta cómo se gestionan los Incoterms en un entorno de grupaje:

• Identificación de incoterms específicos: antes de consolidar las mercancías en un contenedor, la empresa de grupaje debe identificar los Incoterms específicos de cada envío individual. Esto implica entender quién es responsable del transporte, seguros, y otros costos desde el origen hasta el destino.

• Segregación y etiquetado de cargas: según los Incoterms, las cargas pueden necesitar ser segregadas o etiquetadas de manera diferente. Por ejemplo, mercancías bajo Incoterm EXW (Ex Works) pueden requerir un etiquetado que refleje que el comprador es responsable de todos los costos y riesgos desde el origen. Mientras que, en FOB (Free On Board), el vendedor cubre los costos hasta que las mercancías estén a bordo del barco.

• Planificación de logística y seguros: debemos planificar el seguro y la logística teniendo en cuenta los diferentes Incoterms. Por ejemplo, bajo CIF (Cost, Insurance, and Freight), el vendedor proporciona el seguro, mientras que en un Incoterm EXW, el comprador es responsable de asegurar la carga desde el origen. La empresa de grupaje coordina estos aspectos con los seguros de carga correspondientes y asegurándose de que los términos de cobertura cumplan con los requisitos de cada cliente.

Gestión de bills of lading (BLs)

Cada lote de mercancías en un envío de grupaje puede tener su propio BL, lo cual implica que una empresa de grupaje podría manejar múltiples BLs para un solo contenedor. La gestión de estos documentos es fundamental para garantizar que todas las cargas lleguen a su destino correctamente. Aquí se describe el proceso de gestión:

• Emisión de House Bill of Lading (HBL): la empresa de grupaje emite un House Bill of Lading (HBL) para cada cliente que utiliza sus servicios. Este HBL especifica los detalles del envío individual, incluyendo la descripción de la carga, el origen, el destino, y los términos acordados según los Incoterms.

• Master Bill of Lading (MBL): además de los HBLs, se emite un Master Bill of Lading (MBL) que cubre el contenedor completo, incluyendo todas las cargas consolidadas. Este MBL se utiliza para la gestión general del transporte por parte del transportista y para coordinar la documentación aduanera y los trámites en el puerto.

• Seguimiento y documentación: la empresa de grupaje realiza un seguimiento constante de cada HBL y MBL para asegurar que todas las mercancías se manejan de acuerdo con los términos especificados. Esto incluye la coordinación de documentos de aduana, inspecciones, y cualquier otro requisito legal o de cumplimiento.

Cumplimiento de aduanas y regulaciones

Dado que las mercancías consolidadas en un grupaje pueden tener diferentes requisitos de aduana basados en los Incoterms y en el contenido del BL, la empresa de grupaje debe coordinar con los agentes aduanales para garantizar un despacho eficiente y el cumplimiento de todas las regulaciones aplicables. Esto incluye:

• Documentación precisa: asegurarse de que toda la documentación, incluyendo los BLs y los detalles de los Incoterms, esté en orden y cumpla con los requisitos de las aduanas del país de destino.

• Declaraciones de valor y contenido: cada envío debe declarar su valor y contenido con precisión, lo cual es esencial para los cálculos de aranceles y la gestión de riesgos. Esto es particularmente relevante en envíos con distintos Incoterms, donde las responsabilidades de costos y seguros pueden variar.

Comunicación y coordinación con clientes

Mantenemos una comunicación constante con sus clientes para asegurar que entienden las responsabilidades y los riesgos asociados con los Incoterms seleccionados. Esto incluye brindar asesoría sobre cuál Incoterm es más conveniente para sus necesidades específicas y explicar cómo se manejarán sus mercancías en un entorno de grupaje.