En el comercio internacional, hay documentos que ocupan titulares, como el Bill of Lading o el certificado de origen. Pero también existen otros, discretos, que sin hacer mucho ruido pueden ser decisivos. Uno de ellos es el affidavit. Un documento aparentemente sencillo que, bien utilizado, puede abrir puertas en mercados exigentes, evitar sanciones y fortalecer la confianza en tu operación exportadora.
El affidavit es una declaración jurada emitida por el fabricante o exportador, en la que se certifica que un producto ha sido elaborado cumpliendo con los requisitos legales, técnicos y de calidad exigidos por el país de destino. Aunque no siempre es obligatorio, su importancia crece cuando se exporta a países con normativas estrictas o cuando se participa en licitaciones internacionales. En muchos casos, los importadores lo solicitan como garantía adicional. Y no es para menos: este documento ofrece seguridad jurídica, respaldo documental y trazabilidad.
En Kokargo, llevamos más de tres décadas acompañando a empresas exportadoras en la preparación de sus operaciones, y sabemos que el affidavit no es solo una formalidad. Tiene funciones clave que pueden condicionar el éxito o fracaso de una exportación.
Una de sus aplicaciones más importantes es en el cumplimiento de reglas de origen. En el marco de tratados de libre comercio como el TLCAN, el acuerdo MERCOSUR – Unión Europea o el Acuerdo Transpacífico, el affidavit actúa como complemento del certificado de origen. Sirve para demostrar que los productos realmente cumplen con los criterios establecidos en el tratado y pueden acceder a aranceles preferenciales. En este sentido, un affidavit mal redactado —o directamente ausente— puede traducirse en costos adicionales por pago de aranceles o incluso en la detención de mercancía en aduanas.
Pero el affidavit también tiene un rol decisivo en operaciones reguladas, como las del sector alimentario, farmacéutico o químico. En estos casos, sirve como respaldo de que los productos cumplen con las normas sanitarias, técnicas o medioambientales exigidas en el país de destino. Por ejemplo, en Estados Unidos o la Unión Europea, este tipo de documentación suele ser solicitada por autoridades como la FDA o la EFSA, y su ausencia puede derivar en rechazos de embarques completos.
Otra situación donde este documento cobra protagonismo es en operaciones de pago internacional mediante cartas de crédito. En estos casos, los bancos que gestionan el pago requieren una serie de documentos para liberar los fondos. El affidavit puede formar parte de esa documentación obligatoria, especialmente cuando el comprador ha incluido requisitos específicos en la carta de crédito. No tenerlo listo o cometer errores en su redacción puede suponer retrasos importantes o, directamente, la anulación del pago.
En licitaciones internacionales también es frecuente que se exija un affidavit. Administraciones públicas o empresas estatales, especialmente en sectores como la automoción, la construcción o la defensa, suelen solicitarlo como prueba documental de que los productos ofrecidos cumplen con los requisitos técnicos y legales del pliego. Y si no se presenta, simplemente quedas fuera.
¿Qué debe contener un affidavit para ser válido y útil?
En general, debe incluir los datos del fabricante (nombre, dirección, NIF), una descripción detallada del producto (cantidad, especificaciones técnicas, número de lote, etc.), una declaración explícita de cumplimiento normativo y la firma de una persona autorizada, preferiblemente certificada por notario público o autoridad competente.
Lo importante es no improvisar. Las empresas exportadoras deben integrar el affidavit en sus procesos operativos. Esto implica establecer plantillas internas, contar con asesoramiento legal especializado y formar al equipo de logística y comercio exterior sobre cuándo y cómo emitirlo. Un affidavit no se redacta a última hora. Se anticipa, se revisa y se incorpora desde el inicio de la operación.
Su uso es especialmente común en sectores como el agroalimentario, el textil, el químico o el farmacéutico, donde los requisitos de trazabilidad y conformidad técnica son más exigentes. Pero cualquier empresa que opere internacionalmente debería tener este documento en su radar. Puede parecer solo una hoja de papel. Pero en el momento adecuado, vale más que una tonelada de mercancía.
Desde Kokargo, lo decimos con claridad: si estás exportando o quieres empezar a hacerlo, el affidavit no es opcional. Es una herramienta estratégica. Úsala con criterio y conviértela en una ventaja competitiva.