La gestión de diferentes Incoterms y Bills of Lading en un contexto de grupaje de mercancías requiere una planificación detallada, documentación precisa, y una coordinación efectiva entre todas las partes involucradas. Las empresas de grupaje desempeñan un papel crucial al asegurar que las mercancías se manejen conforme a los acuerdos establecidos, garantizando así la eficiencia y seguridad en el comercio internacional.

Consolidación de mercancías según incoterms

En un entorno de grupaje, donde diferentes expedidores comparten espacio en el mismo contenedor, la correcta gestión documental adquiere una complejidad adicional. No solo transportamos mercancías: transportamos compromisos contractuales distintos. Cada carga puede estar sujeta a un Incoterm diferente, y eso lo cambia todo. Desde quién asume el riesgo, hasta quién contrata el seguro. En Kokargo lo gestionamos con precisión quirúrgica. Así lo hacemos:

• Analizamos los Incoterms: antes de consolidar nada, identificamos con exactitud los Incoterms aplicables a cada envío. Este análisis nos permite saber qué parte es responsable de cada fase del transporte: desde el embalaje inicial hasta la entrega final. No es lo mismo un EXW, donde el comprador lo asume casi todo, que un DDP, donde el vendedor entrega la mercancía en destino, con impuestos pagados.
• Segmentamos y etiquetamos con sentido logístico y legal: cada carga se manipula en función de sus condiciones contractuales. Si un pallet viaja bajo condiciones FCA y otro bajo CIF, no pueden ser tratados igual ni etiquetados de forma genérica. Implementamos una trazabilidad clara, visible y respetuosa con las responsabilidades de cada parte. Esto evita ambigüedades ante inspecciones, reclamaciones o incidencias.
• Planificamos logística y seguros a medida: la gestión documental no es solo papel: es planificación. En Kokargo coordinamos el seguro de transporte teniendo en cuenta qué parte debe asumir la cobertura. Por ejemplo, si un cliente opera con Incoterms DAP, nos aseguramos de que el seguro cubra hasta el punto de entrega. Y si es FOB, gestionamos la cobertura solo hasta el puerto de carga. Este ajuste fino evita sobrecostes innecesarios y garantiza el cumplimiento contractual.

Gestión de bills of lading (BLs)

Cada lote de mercancías en un envío de grupaje puede tener su propio BL, lo cual implica que una empresa de grupaje podría manejar múltiples BLs para un solo contenedor. La gestión de estos documentos es fundamental para garantizar que todas las cargas lleguen a su destino correctamente. Aquí se describe el proceso de gestión:

• Emisión de House Bill of Lading (HBL): la empresa de grupaje emite un House Bill of Lading (HBL) para cada cliente que utiliza sus servicios. Este HBL especifica los detalles del envío individual, incluyendo la descripción de la carga, el origen, el destino, y los términos acordados según los Incoterms.

• Master Bill of Lading (MBL): además de los HBLs, se emite un Master Bill of Lading (MBL) que cubre el contenedor completo, incluyendo todas las cargas consolidadas. Este MBL se utiliza para la gestión general del transporte por parte del transportista y para coordinar la documentación aduanera y los trámites en el puerto.

• Seguimiento y documentación: la empresa de grupaje realiza un seguimiento constante de cada HBL y MBL para asegurar que todas las mercancías se manejan de acuerdo con los términos especificados. Esto incluye la coordinación de documentos de aduana, inspecciones, y cualquier otro requisito legal o de cumplimiento.

Cumplimiento de aduanas y regulaciones

Dado que las mercancías consolidadas en un grupaje pueden tener diferentes requisitos de aduana basados en los Incoterms y en el contenido del BL, la empresa de grupaje debe coordinar con los agentes aduanales para garantizar un despacho eficiente y el cumplimiento de todas las regulaciones aplicables. Esto incluye:

• Documentación precisa: asegurarse de que toda la documentación, incluyendo los BLs y los detalles de los Incoterms, esté en orden y cumpla con los requisitos de las aduanas del país de destino.

• Declaraciones de valor y contenido: cada envío debe declarar su valor y contenido con precisión, lo cual es esencial para los cálculos de aranceles y la gestión de riesgos. Esto es particularmente relevante en envíos con distintos Incoterms, donde las responsabilidades de costos y seguros pueden variar.

Comunicación y coordinación con clientes

Mantenemos una comunicación constante con sus clientes para asegurar que entienden las responsabilidades y los riesgos asociados con los Incoterms seleccionados. Esto incluye brindar asesoría sobre cuál Incoterm es más conveniente para sus necesidades específicas y explicar cómo se manejarán sus mercancías en un entorno de grupaje.